Il giornale dei lavori rappresenta il documento contabile con cui monitorare passo passo l’andamento tecnico ed economico di un’opera. Durante l’esecuzione dell’appalto il direttore dei lavori ha la responsabilità del controllo contabile. Provvede al controllo costante di tutte le lavorazioni eseguite mediante la redazione degli atti contabili.

Il direttore dei lavori deve effettuare la contabilità dell’opera secondo il principio di costante progressione della contabilità. Le attività di accertamento dei fatti producenti spesa devono essere eseguite contemporaneamente al loro accadere: in pratica le registrazioni devono procedere di pari passo con l’esecuzione.

I documenti contabili  e il giornale dei lavori

I documenti contabili, predisposti e tenuti dal direttore dei lavori o dai suoi assistenti, sono i seguenti:

• giornale dei lavori
• libretto delle misure delle lavorazioni e delle provviste
• registro di contabilità e relativo sommario
• stato di avanzamento dei lavori (SAL)
• conto finale dei lavori

Il giornale dei lavori è il documento in cui viene trascritto tutto ciò che accade quotidianamente in cantiere. Nel giornale dei lavori devono essere annotati ogni giorno:

• l’ordine, il modo e l’attività con cui progrediscono le lavorazioni
• il nominativo, la qualifica e il numero degli operai impiegati
• l’attrezzatura tecnica impiegata per l’esecuzione dei lavori
• l’elenco delle provviste fornite dall’impresa affidataria documentate dalle rispettive fatture quietanzate
• ogni fatto che interessi l’andamento tecnico ed economico dei lavori, ivi compresi gli eventuali eventi infortunistici
• l’indicazione delle circostanze e degli avvenimenti relativi ai lavori che possano influire sui medesimi
• gli ordini di servizio, le istruzioni e le prescrizioni del RUP e del Direttore dei Lavori
• le relazioni indirizzate al RUP
• i processi verbali di accertamento di fatti o di esperimento di prove
• le contestazioni, le sospensioni e le riprese dei lavori
• le varianti ritualmente disposte, le modifiche od aggiunte ai prezzi

Ne discende quindi che lo strumento del giornale dei lavori debba riportare la “vita del cantiere”, giorno per giorno e diventi effettivamente un documento nel quale entrino a far parte tutte le figure coinvolte a vario titolo nell’esecuzione dell’opera.

Le modalità di mantenimento, le responsabilità ed i contenuti di questo elaborato sono fondamentali per una piena conoscenza dell’esecuzione dell’opera, sia per lo stesso direttore dei lavori che per la stazione appaltante.

Il direttore dei lavori verifica l’esattezza delle annotazioni sul giornale dei lavori ed aggiunge le osservazioni, le prescrizioni e le avvertenze che ritiene opportune, apponendo data e firma.

Il giornale dei lavori e la piattaforma elettronica aperta

Il giornale dei lavori, a seguito delle nuove regole (Codice appalti e linee guida Anac), riveste un ruolo fondamentale per il controllo amministrativo contabile.

Diventa importantissimo il costante aggiornamento del giornale dei lavori, tenendo traccia di tutto ciò che accade. Il direttore dei lavori deve accertare e registrare i fatti producenti spesa, affinché possa sempre:

• rilasciare gli stati d’avanzamento dei lavori entro il termine fissato dai documenti di gara e dal contratto, al fine di consentire l’emissione dei certificati di pagamento degli acconti da parte del RUP
• controllare lo sviluppo dei lavori e impartire tempestivamente le disposizioni per la relativa esecuzione entro i limiti delle somme autorizzate
• promuovere senza ritardo al RUP gli opportuni provvedimenti in caso di deficienza di fondi

La stessa norma prevede l’utilizzo obbligatorio, da parte delle stazioni appaltanti, di applicazioni software che consentano l’interscambio di dati, in modo da ottimizzare i flussi informativi tra gli attori dell’appalto (direttore dei lavori, coordinatore per la sicurezza in fase di esecuzione, Rup, collaudatori, impresa, ecc…).

Entrando nello specifico, le linee guida Anac prevedono che “la contabilità dei lavori è effettuata mediante l’utilizzo di strumenti elettronici specifici, che usano piattaforme, anche telematiche…” (punto 9.3 linea guida Anac sul direttore dei lavori).

L’obiettivo della nuova norma è proprio quello di favorire l’adozione di infrastrutture elettroniche aperte, operanti con formati standard, che consentano ai protagonisti dell’appalto di documentare l’andamento dell’esecuzione dell’opera, mediante una piattaforma in grado di garantire

• autenticità
• sicurezza dei dati inseriti
• provenienza degli stessi dai soggetti competenti

Il giornale dei lavori e strumenti software

Quali sono le funzionalità che deve possedere un software per rispondere al meglio alle nuove richieste normative?

Sicuramente il software deve essere in grado di supportare tutti gli attori dell’appalto nella compilazione del giornale dei lavori, grazie ad annotazioni, inserimenti, ecc.

Un caratteristica fondamentale è quella di consentire la compilazione “in tempo reale” del giornale dei lavori, in accordo con il principio di costante progressione della contabilità.

Ciascuna figura (direttore dei lavori, Rup, CSE, direttore operativo, ecc.), per quanto di propria competenza, deve avere possibilità di intervenire nella gestione dell’opera e compilare il giornale dei lavori: deve avere la possibilità di inserire facilmente

• annotazioni
• verbali
• atti
• relazioni
• ordini di servizio
• fotografie
• ecc.

Altra funzionalità utile che dovrebbe avere un software per il giornale dei lavori è la possibilità di registrare le annotazioni direttamente in cantiere: al riguardo, ad esempio, sono utilissime le App per smartphone/tablet, che consentono di operare su un diario semplice ed intuitivo, inserendo in maniera guidata ciò che accade quotidianamente.

Grazie al software gli attori abilitati devono essere in grado di monitorare l’andamento del cantiere in tempo reale: ad esempio, il direttore dei lavori e il RUP sono in grado di seguire quotidianamente l’evoluzione delle lavorazioni e con il controllo costante di cosa accade in cantiere e dei documenti inseriti nella piattaforma.

Infine, sarebbe molto utile riuscire a salvare i dati direttamente su un apposito Cloud che garantisca l’autenticità e la sicurezza dei dati; in questo modo ogni informazione è immediatamente disponibile a tutti.